30/12/54

บทเรียนที่ 2 สร้างและจัดการ Presentation


บทเรียนที่ 2 สร้างและจัดการ Presentation          
          เมื่อเปิดโปรแกรม PowerPoint ขึ้นมาครั้งแรกจะปรากฎแผ่นสไลด์เปล่าว่างๆ มาให้ 1 แผ่น เพื่อให้คุณเริ่มต้นทำงานได้ ซึ่งปกติสไลด์แผ่นแรกจะใช้แสดงหัวเรื่องงานนำเสนอ หรือชื่อผู้บรรยาย หรือชื่อบริษัท หลังจากนั้นคุณก็สามารถเพิ่มสไลด์แผ่นอื่นๆ เข้ามาได้ตามต้องการ หรือจะสร้างงานนำเสนอใหม่โดยเลือกรูปแบบการจัดวางข้อมูล หรือรูปแบบสไลด์ใหม่ได้
เพิ่มสไลด์แผ่นใหม่
          โดยปกติเมื่อเราสร้างงานพรีเซนเทชันใหม่ เริ่มแรกโปรแกรมจะมีสไลด์ให้จำนวน 1 แผ่น คือแผ่นที่เป็นหัวเรื่อง หรือ Title Slide แต่คุณสามารถเพิ่มจำนวนสไลด์เข้ามาได้ไม่จำกัดขั้นอยู่กับเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ และเลือกแบบเค้าโครงการจัดวางเนื้อหาภายในสไลด์ (Layout) ได้ตามความเหมาะสมของงานที่ต้องการนำเสนอ ทำได้ดังนี้


การเปลี่ยนเค้าโครงสไลด์
          เค้าโครง (Layout) คือลักษณะการจัดวางองค์ประกอบของออบเจ็คภายในแผ่นสไลด์ ว่าต้องการให้แสดงอะไรส่วนไหนบ้าง เช่น มีแต่ข้อความหัวเรื่องอย่างเดียว มีหัวเรื่องกับเนื้อหา หรือวางเนื้อหาออกเป็น 2 คอลัมน์ ซ้าย-ขวา เป็นต้น และในแต่ละแบบก็จะมีปุ่มให้แทรกออบเจ็คเข้ามาใส่ในสไลด์ตามแบบที่เลือกโดยปกติเมื่อเราใช้คำสั่ง New Slide ก็จะให้เลือกเค้าโครงด้วย แต่ถ้ากด Ctrl+M โปรแกรมจะเลือกแบบสไลด์ตามคำสั่งที่สร้างในครั้งสุดท้าย หากต้องการเปลี่ยนเค้าโครงสไลด์ สามารถทำได้ดังนี้


การใส่เนื้อหาตามเค้าโครงสไลด์
          เค้าโครงแบบต่างๆ ที่เราเลือกมาใช้งานดังหัวข้อที่ผ่านมาจะมีหลายแบบแต่ละแบบก็จะมีการใส่ข้อมูลที่แตกต่างกัน แต่หลักๆ การใส่ข้อมูลตามโครงสร้างของสไล์ทำได้ดังนี้


บันทึกพรีเซนเทชัน
          การสร้างและออกแบบฟรีเซนเทชันเอาไว้อย่างสวยงามอาจจะใช้เวลานาน ขณะที่ออกแบบอาจจะบันทึกเก็บลงไฟล์เอาไว้ก่อนเพื่อความปลอดภัย จะได้สร้างไปบันทึกไป หรือนำกลับมาใช้งานภายหลังได้อีก ซึ่งการบันทึกจะมีหลายวิธีเพื่อจัดเก็บข้อมูลลงในรูปแบบต่างๆ ดังนี้


1. คลิกปุ่ม Office แล้วคลิกคำสั่ง Save (บันทึก)
2. ในช่อง File name (ชื่อแฟ้ม) ตั้งชื่อไฟล์พรีเซนเทชัน
3. ในช่อง Save as type (บันทึกเป็นชนิด) เลือกประเภทของไฟล์พรีเซนเทชันที่จะบันทึก
4. คลิกปุ่ม Save (บันทึก) เพื่อบันทึกไฟล์